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パワーポイントのデータのやりとりでよくある困った事

2010年12月18日パワーポイントトラブル

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パワーポイントを、顧客相手や社内間などでやり取りする時によくある困った事をまとめてみました。印刷やデータとして一方的に見てもらう分には問題ありませんが、お互いに編集する必要がある場合は、思惑が一致しない事が多々あります。

バージョン違いによる支障

バージョンが違うといろいろやり取りが面倒になったりします。

ファイルが読み込めない

バージョン2000/2003/2007/2010とありますが、2007から拡張子がpptxとなってますので、2007以遠のバージョンでは通常pptxは読み込むことはできません。保存したデータが読み込めないと言った場合は、相手にバージョンを確認してみましょう。
ちなみに2007以降のバージョンで、2003の相手に渡したい場合は機能や表示制限がでますが、バージョンダウンして保存することができます。
バージョン違いによる対策はこちらの記事「パワーポイントを持たない人の閲覧方法」を参考にしてください。

図表とSmartArt

2003のバージョンでは図表(図表ギャラリー)が2007以降ではSmartArtというコマンドでバリエーションが格段に増大しています。そもそも

アニメーション動作がおかしい

新しいバージョンにあって古いバージョンに存在しないアニメーション設定は当然動作しません。高度な動きを時間をかけて作成しても無駄になることがありますので、特に注意したいポイントです。

インターネット環境による支障

メールで送れない

パワーポイントで作成すると、容量がどうしても大きくなりがちです。いざメールを送信してみるとMAILER-DAEMONさんから返信が。受信側、送信側ともに容量制限をかけている場合メールで送れない場合があります。ストレージサービスやファイル分割などで対応する必要があります。対応についてはこちらの「容量の大きいファイルをメールで送りたい」をご参照ください。

パソコンの環境による支障

フォントに注意

Windows依存のフォントを使う場合は問題ありませんが、XPだとメイリオは標準搭載されておらず受取り側は代替のフォントが表示されます。レイアウト幅は当然違いますのでレイアウトが崩れるおそれもあるわけです。デザインフォントなど自分しか持たないフォントの場合、受け側は搭載されているフォントに置き換えて表示されることになります。イラストレーターのようにアウトラインフォントという概念がありませんので、共通的に使いたい場合はWindowsの標準フォントを使いましょう。

ハードウェア環境による支障

モニターの違いにより色味が変わる

使用するモニターやモニターの設定が違うと色味が違って見える場合があります。薄い黄色などは白にしか見えなくなることもあります。色がわかりずらいなどと言われましたら、濃くするか別の色調を使用しましょう。

出力がうまくいかない

自分では印刷を試さずにデータだけ渡す。なんていうやりとりをしていたら「印刷がおかしい」「色がおかしい」「文字がおかしい」という問題が発生するかもしれません。例えば「透明化」「グラデーション」「特色」などはプリンタの性能が引くと透明化されなかったり藻アレになったりといろんな弊害を巻き起こす場合があります。プリンタが古すぎるとフォントが思い通りに印刷されない場合もあります。プリンタが古い機種で問題が発生するとなかなか対処するのが難しいですが、色は最初から用意されているデフォルトのもの、特殊な色加工やグラデーションは使わずに、書体はWindowsの標準フォントを使いましょう。

上司から受けやすい指摘

上司からの指摘というのは、内容はさておきデザイン的な指摘も結構多いものです。どんだけ細かいんだよっ!っていう指摘もありますが、指摘は素直に受けとめて修正してみましょう。

文字が小さい

文字は小さすぎても大きすぎても読みにくいものですが、提出先の年齢層を考えて必要であれば文字量を減らして、ページを分割することを検討してはいかがでしょうか。どうしても減らせない場合は、書体を工夫しても良いかと思います。

読みづらい

読みづらい原因は文字が小さいからとは限りません。色が薄かったり、行間が狭かったりするのもその原因です。雑誌や新聞の記事を思い浮かべてください。必ず行間が0.5文字~1文字分くらい開いているはずです。

色味が悪い

色のセンスがないと言われるとなかなかカチンときます。色味が悪いと感じるのは食い合わせが良くないのと同じで、相性の悪い色同士が喧嘩しているようなもんです。色味を減らすのもいいですが、

読んでて疲れる

文章量が多いと読み疲れすることも考えられます。適度に挿絵や図解を入れて、理解しやすいようにフォローしましょう。

機密文書を送付したい

日々の業務の中で機密文書を間違った相手に送付すれば大変なことになりかねません。

ファイル暗号化ソフトを使う

データのやりとりはこちらの「アタッシェケース」のような素晴らしいフリーソフトもありますので、活用しない手はないでしょう。普段から暗号化でファイルを送るクセをつけておけば、万が一の場合に漏洩を防ぐことになります。また顧客とのやりとりで暗号化ソフトを使えば書類の重要度についても理解がプラスαされると思います。