パワーポイントを持たない人の閲覧方法

2010年10月27日パワーポイントトラブル

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パワーポイントが誰でも持っているかといえばそんな事はありません。パソコン購入時にOfficeソフトをセットで購入する場合もありますが、ほとんどの場合パワーポイントを含みません。(メールのOUTLOOK、表計算のEXCEL、ワープロのWORDのバンドル版が多いです。)
制作側の観点から見ると使いやすいので双方利用できる関係が望ましいのですが・・・さてこんな時の簡単な対処法を紹介します。

閲覧できればいい場合

相手から送られてきたデータを内容が閲覧できれば良いという場合です。

Microsoft PowerPoint Viewerを使う

マイクロソフトが提供するMicrosoft PowerPoint Viewerを使用することで、閲覧だけなら可能となります。画面全体でスライドショー形式でプレビューする事ができます。
»Microsoft PowerPoint Viewer 紹介ページ

また、相手先がパワーポイントを持っていない場合に紹介すると言う事も構わないのでしょうが、わざわざソフトをダウンロードさせるというのも気が引けますね・・・ちなみに印刷したい場合は、『プリントスクリーン』ボタンを押して(コピー)してペイント(お絵かきソフト)に貼り付け(ペースト)して無理やり印刷する事もできます。

形式を変更してもらう

相手先がはっきりしている場合は受取れる形式を変更してもらいましょう。自分が提出側なら変更してあげましょう。

PDFファイルに変換

パワーポイント2007の場合は、そのままPDFに出力できます。PDFだと容量も軽いし、Adobe Readerで相手先にパワーポイントが無くても閲覧できます。ただし編集はできません。それ以前のバージョンはPDF出力ソフトを使いましょう。

HTMLファイルに変換

保存する時に、下図のような形式で保存できます。(画面はバージョン2003です。)ようするにブラウザで閲覧できるようにしましょうということです。

出力されたものは、パワーポイントと同じようなレイアウトで、ブラウザ(IE)で閲覧できます。

バージョン違いにより相互閲覧できない

お互いにパワーポイントを持っていても、バージョン違いで閲覧できない場合があります。特に2007以降で保存した場合は拡張子が.pptxとなりますので区別が付きやすいと思います。
自分が2007以降のバージョンの場合は、保存時に以前のバージョンに対応した保存の指定ができます。自分のバージョンが古い場合は、マイクロソフト社が提供するMicrosoft Office 互換機能パック
を利用します。(つまり自分の閲覧できるバージョンにしてくれるツールです)
»マイクロソフト社 Microsoft Office 互換機能パック紹介ページ

企業では、新規で導入する場合は良いですが、社内全員が同時にアップデートするには結構コストがかかります。アニメーション機能を駆使して作ったプレゼンが、相手先のバージョンが2000だったために大部分作り直しになったのは苦い思い出です。ちなみにPowerPoint2010は持っていないので確認できません。

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