パワポ素材イラスト写真素材地図素材エクセル素材ワード素材

社内の記事情報回覧しよう

2010年11月10日その他

スポンサーリンク

インターネットの活用で、最新の情報を入手することは難しくなくなりましたが、その最新情報を入手する意欲がないと当然ながら、手元にある情報が最新である保証はありません。
もしあなたが社内の営推という立場であるなら、率先して情報を入手して社員に情報を発信して行くべきです。

最新情報の収集

業界向けの新聞や業界専門誌、またそれらのマスコミが発信するWebサイト、ブログやツイッター、業界関連企業やライバル企業など情報の入手先は山のようにあります。

RSSリーダーやホームページ自動巡回ソフトを活用する

Web系の情報はRSSリーダーやホームページの自動巡回ソフトを活用しましょう。毎日手動で調べてたらいくら時間があっても足りません。RSSリーダーは無料で使えるものも結構ありますが、新着情報のヘッダだけを自動受信してくれるソフトです。RSSって書かれたマークを良く見かけると思いますが、そのマークが書かれているのがRSSで受信できる情報です。ホームページの自動巡回ソフトは、例えば放置していても更新があれば自動的にダウンロードしてくれるソフトなので企業サイトの情報収集に適していると思います。

業界誌や業界新聞

昔はコピー機を使って切り貼りなどをしていましたが、今なら家庭用の複合機でも簡単にスキャニングできるので、なるべくスキャナを活用しましょう。日付や表紙の発行月が分かるものと一緒にスキャンして保管しましょう。

情報の仕分け

情報はいくつか分類することができます。例えば『自社の記事掲載』これは後々販促にも活用できますので、社員全員に配布すべきです。後は記事の重要度に合わせて、部門や役職など配信先のグルーピングを取り決めておきましょう。

回覧書類の作成

Webで集めた情報は、概要やヘッダとリンクを掲載したメルマガを作成しましょう。スキャニングしたデータを配布する場合は、こちらのテンプレートなどを活用して書類を作成しPDF化しましょう。
※記事には著作権がありますので、取り扱いには充分に注意してください。

また記事の配布にはこちらのテンプレートなどをご参考ください。
»社内記事回覧用テンプレート

回覧

通常はメルマガ方式で、PDF資料にした場合はメール、容量が大きい場合は社内のイントラからのダウンロードなどで対応しましょう

整理

作成したデータは電子化された状態で、年月毎にフォルダを作成して保管しておきましょう。ファイルを探すのは非常に手間になるので、日付や記事ナンバー+記事のタイトルにすると後から必要になったときに探す手間が軽減されます。

After

単に記事情報を案内するだけでは飽きられやすくなります。記事は最低限に絞り自分の見解なども交えて発信することも行ってみてください。(例えば、この製品のこの機能は当社より優れているように見えますが、形状的な不安が見受けられます。など・・・)